このたびは弊社の受注システムトラブルにより、大変なご不便とご迷惑をおかけいたしましたこと、謹んでお詫び申し上げます。
○月○日にシステムのアップデートを実施いたしましたが、正常に完了することができず、二日間にわたり受注システムをご利用いただくことができませんでした。本障害による○○様のご心労はいかばかりかと胸が痛みます。
今後は委託事業者から詳細の報告を受け、それを踏まえた対応や再発防止策をしっかりと講じる所存でございます。
信用くださり長くご利用いただいておりますのに、このような事態にて○○様がご迷惑をこうむることとなり、さぞかし残念な思いをされたことと存じます。本当に申し訳ございませんでした。
略儀ではございますが、まずは書面にて重ねてお詫び申し上げます。

ご注意：
「頭語」や「結語」に関しては省略していますので、必要な方はこのサイトの「手紙の基本」ページ、または「手紙アシスタント」を参考にしてみてください。