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【仕事】「お礼」の手紙のポイント

いろいろなシーンの手紙で押さえておきたいポイントを例文とともにご紹介します。

監修:一般社団法人日本プロトコール・マナー協会 理事長 船田三和子

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セミナー講師をご快諾いただいたお礼(取引先に紹介してもらった講師へ)

  1. 紹介をしていただいた側は、簡単な自己紹介をつけましょう。
  2. そのあとに、お引き受けいただいたことに対して、深い感謝の言葉を述べましょう。
    感謝の言葉は、バリエーション豊かにし、気持が伝わるように工夫できると良いですね。
  3. 最後は、「よろしくお願い申し上げます」の言葉で締めくくりましょう。

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【感謝の言葉のバリエーション】
・心から感謝いたします ・頭が下がる思いです ・何とお礼を申し上げればよいか言葉もございません
・感謝の限りです ・願ってもないことです ・望外の喜びです ・胸がいっぱいになりました
・こんなに嬉しいことはございません など
相手の状況に配慮したひと言を入れるとより良いです。

再来店客へのお礼(長年のお得意様)

<マンネリ化しないためのポイント>
これまでお礼状を何度もお送りしているお得意様には、マンネリを感じさせないような工夫が必要です。
いつも同じような内容や定番の文章は避けましょう。ポイントは

  1. 時候の挨拶は、書く時点の様子を自分の身の回りから書きましょう。
  2. ビジネスでかしこまった言葉を使いすぎると伝わりづらくなるので、
    そのお客様とお会いして会話している時と同じような言葉遣いで書くと良いでしょう。
  3. 名前を呼びかけるように入れてみたり、文章全体を話しかけるように綴っていきましょう。
  4. 来店時のお客様の様子や情報と、書く内容に連続性をもたせて、
    関係を「線」で伸ばしていくことが最も重要ポイントです。
  5. お得意様は、新商品の情報を楽しみにしてくださっていますが、購入を押しつけるような表現は避け、
    そのお客様に合った商品をお客様の役に立ちたいというスタンスで書きましょう。

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企業様へのお礼(新規取引先の方へ)

感謝の気持ちと良いお付き合いを願う気持ちを伝えることが一番大切です。
心から深く感謝していることが伝わるよう、感謝の気持ちを言い回しを変えていくつか入れると良いでしょう。
また、「まかせて安心」「お願いして良かった」と思っていただけるよう、
前向きな思いと謙虚な姿勢が伝わる言葉も入れるとなお良いです。
取引がスタートしたばかりの場合、まだ信頼関係が構築されていない状態ですので、
自社のサービスや商品をアピールしすぎると、先方が引いてしまいますので気をつけましょう。

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セミナー講師へのお礼(主催企業の担当者から講師へ)

  1. お世話になったお礼は、その日あるいは次の日までに出しましょう。
  2. 受講生や主催者の感想を書きましょう。
  3. 学んだことをビジネスにどのように役立てるかなど、講師にも有益な情報になることも添えると喜んでいただけるでしょう。

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来店へのお礼(お客様へ)

来店されたお客様へのお礼状は、お客様との関係を近づけ信頼を高めるために大変有効です。
購入してくださったことへのお礼と、これからもよろしくお願いいたしますという気持ちを、感じ良く伝えましょう。
決して自社のウリや次の購入を要求していると感じられるような文章にならないように気をつけます。
そして、お客様に合った良い買い物をしていただけたことを伝えることで、お客様の満足感を高めることができます。

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パーティでお会いした方へのお礼(初対面の方へ)

日々たくさんの出会いがある中で、なかなか名前を覚えていただくのは難しいもの。
手紙を出すことによって相手の中で印象に残り易くなり、ご縁を大切にすることが出来ます。
書く内容は、
(1)出会えたことに感謝
(2)相手が自信を持っているところや拘っているところに触れたり共感すること
(3)お付き合いを継続する言葉を必ず書くこと(自分から会う為のアクションを起こす言葉を書く)

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お歳暮・お中元・お年賀をいただいたお礼(取引先へ)

贈り物を受け取ったらすぐにお礼状を出しましょう。出来れば3日以内に。
事務的な印象にならないように、いただいたものに対してどのように嬉しかったか、
どのように楽しんだかを具体的に書きます。
相手がその品を選んだ気持が分かるときは、そこについても触れると、気持が伝わったと喜んでもらえるでしょう。

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アドバイスをいただいたお礼の一筆箋(職場の先輩へ)

いつも会っている相手だからこそ、ひとこと手書きの文字で伝えることで感謝の気持ちが流れずに伝わります。
毎日のように顔を合わせているような人であれば、相手が目の前にいて話している時に近い言葉で書くと良いでしょう。
そして、具体的な内容をひと言でも入れると、短い文章でも気持が伝わりやすいです。

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