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【ビジネス】便箋の基本(縦書き)

手紙には基本形式があり、前文・主文・末文・後付の4つのブロックから成り立っています。
ビジネスシーンの手紙は、この流れに沿って書くことにより、簡単に礼儀正しい印象になります。

監修:一般社団法人日本プロトコール・マナー協会 理事長 船田三和子

【手紙のマナー】
1.文字は楷書で書きましょう。
2.相手の名前や会社名は、行の中央から上にくるように書きましょう。(敬意表現)
目安としては、名前が行の真ん中にかかっていれば良いです。それより下にくる場合には、改行します。
ただし、改行したときに行の下半分近くに余白ができてしまうと、手紙全体が美しく見えないので、できる限りそのような形にならないように文章を工夫しましょう。
3.2枚目に後付け(書いた日付、差出人、宛名)だけを書かないようにしましょう。

丁寧な手紙を書きたいけれど、頭語・結語、時候のあいさつ、結びのあいさつなど、どう書けばよいのか分からないという方は、『手紙アシスタント』も是非ご活用ください。

1. 前文

(1)頭語 (2)時候のあいさつ (3)相手の繁栄や健康を確信する言葉 (4)平素の厚誼・厚情へのお礼 の流れで書いていきます。
ただし、(1)~(4)の全てを入れる必要が無い時もありますので、適宜取捨してもかまいません。

前文

【1. 頭語】
はじめの挨拶に当たるもので、頭語と結語で決まった組み合わせがあります。相手や手紙の内容(手紙の格)に合ったものを選ぶことがポイントです。例えば、一般的な手紙には「拝啓」、目上の方や改まった手紙には「謹啓」を選ぶことがエチケットです。
・頭語 一覧へ>>


【2. 時候のあいさつ】
自分で感じた「今」の季節感を書きましょう。
お詫びの手紙では、申し訳ないという気持ちを伝えることが最大の目的です。時候のあいさつは書かずに、単刀直入に本題に入りましょう。また、お見舞いの手紙では、相手の体調を気遣う気持ちを伝えることが大切です。
容態や被害の状況に応じて時候のあいさつは省きましょう。
・時候のあいさつ 一覧へ>>


【3. 相手の繁栄や健康を確信する言葉】
ビジネス手紙の時候の挨拶をまとめるときに、相手の繁栄や健康を確信する表現にすることがポイントです。

例文 誤:ご無沙汰しておりますが、お元気でいらっしゃいますか?

   正:ご無沙汰しておりますが、お元気でご活躍のことと存じます。


【4. 平素の厚誼・厚情へのお礼】
取引先であれば、日頃いただいている厚誼や厚情お礼を書くと、より好印象になります。

例文 ・いつもたいへんお世話になり、ありがとうございます。

   ・その節はご支援を賜り、何とお礼を申し上げてよいか言葉も見つかりません。

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2. 主文

(5)主文の起語 (6)このたびの用件 を書きます。

主文

【5. 主文の起語】
起語とは、ここからが用件ですと、知らせるための書き起こしの言葉です。起語から書き始めると、文章の流れが良くなります。

<よく使われる起語>
さて、 ところで、 実は、 このたびは、 さっそくですが、 突然ですが


【6. このたびの用件】
手紙の目的・用件を簡潔に述べます。
一通の手紙に、用件を2つ以上入れないように気をつけましょう。大事な内容が伝わりづらくなります。

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3. 末文

(7)今後の厚情や指導を願う言葉 (8)相手の発展・繁栄を願う言葉
(9)伝言を頼んだり、用件を結ぶ言葉 (10)結語  の流れで書いていきます。

末文

【7~9. 結びのあいさつ】
こちらも、全ての要素を入れる必要が無い場合もありますので、内容に応じて取捨してもかまいません。
・結びのあいさつ 一覧へ>>

(7)今後の厚情や指導を願う例文: 引き続きご指導を賜りますようお願い申し上げます。

(8)相手の発展・繁栄を願う例文: 末筆ながら貴社のますますのご発展を祈念いたしております。

(9)伝言を頼んだり、用件を結ぶ例文: 書中をもちましてお礼とさせていただきます。


【10. 結語】
終わりの挨拶に当たるもので、頭語と結語で決まった組み合わせがあります。相手や手紙の内容(手紙の格)に合ったものを選ぶことがポイントです。
・結語 一覧へ>>

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4. 後付

(11)日付 (12)差出人名 (13)宛名 を書きます。

後付

【11. 日付】
手紙を書いた日付。正式には年月日を書きますが、月日だけでもかまいません。
また、お祝い事に関するものは、○年○月吉日と書いても良いでしょう。


【12. 差出人名】
会社名と名前をフルネームで書きましょう。


【13. 宛名】
相手の会社名・役職名・名前をフルネームで書きます。
宛名は差出人よりも少し大きめの文字で書きます。(敬意表現)

【敬称の付け方にも注意を払いましょう】
 誤:営業部○○○○課長様   正:営業部課長○○○○様 または、営業部○○○○課長

 役職名も名前も分からない場合・・・・・・・・・△△株式会社営業部ご担当者様

 役職は分かっているが名前が分からない場合・・・△△株式会社営業部課長

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