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手紙の達人コラム 書きにくい手紙/お詫びの言葉

書きにくい手紙の代名詞といえば、お詫びの手紙が上げられるのではないでしょうか。
だれにでも、うっかりミスをしてしまうことがあります。
相手のためを思ってよかれと思ってしたつもりでも、相手を怒らせてしまったり、結果的にトラブルを招いてしまったりすることもないわけでもありません。
お詫びの手紙を書くのは気が重いものですが、起きてしまったことは仕方ありません。誠心誠意お詫びして、許しを請いましょう。

(文:むらかみかずこ

ポイント(1) 短文で簡潔に

お詫びの文章を書くときは、短文で簡潔にまとめましょう。
謝罪や反省の気持ちは文章の長さによって判断されるわけではありません。
長文を書きつらねるうちに、つい言い訳がましくなるか、ダラダラとまとまりのない印象を与えてしまわないように気をつけて。

ポイント(2) 語尾を言い切る

あいまいな様子、中途半端な印象を与えないために、語尾をハッキリと言い切ります。

  • (悪い例)大変申し訳なかったと思います → (良い例)大変申し訳ありませんでした
  • (悪い例)以後、気をつけようと思います → (良い例)以後、気をつけます

ポイント(3) 今後の意気込みを書く

謝罪の言葉とともに、信頼を回復するための意気込みや今後の取り組みについても書き添えて。

  • 今後はこれまで以上に気を引き締めて、業務に取り組んでまいります
  • 同じ間違いを起こさないよう、努力してまいります
  • 二重、三重のチェックを重ねるなど、万全の体制でのぞみます

ポイント(4) 冷静に読み返す

相手に迷惑をかけてしまったときは、早く事態を収拾させたい気持ちからか焦って対応しがちですが、いざというときこそ冷静さが求められます。
書いた文章は時間をおいて読み直すか、個人的なミスばかりでなく会社として謝罪しなければならないときは、送付する前に上司に読んでもらうなどして、より誠実な姿勢が伝わるように心がけましょう。

お詫びのフレーズ例

  • 申し訳ありません
  • ご迷惑をおかけしました
  • すみませんでした
  • お詫び申し上げます
  • お詫びの言葉もありません

※「すみません」は「済まない」が語源のため、「すいません」ではなく「すみません」が正しい書き方です。

・お詫びの文例(商品の納品ミスに対するお詫び)はこちら>

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