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TPOに合ったレターアイテムの選び方

TPOにあったレターアイテムの選び方

手紙には、封書、一筆箋、はがき、カードと、さまざまな形式があります。さらには、それぞれのアイテムの中でも、フォーマル度が高いものからカジュアルなものまでたくさんの種類があります。実際に、どれを使用するのがよいか選ぶ際に迷ったことがある方も多いのではないでしょうか。

ビジネスシーンではプライベートシーンよりも、より一層、相手に失礼にならないよう気を配ることが大切です。

はじめに、それぞれの手紙の形式のフォーマル度合いを知っておきましょう。一般的に、縦書きの方が礼儀正しさや格調高い印象を与えることができます。また、日本語の美しさも強調できますので、ビジネスシーンに適しています。

次に、手紙を送る「相手との関係性」と「書く内容(シーン別)」と「形式(フォーマット)」の3点を考慮し、適切なアイテムを選びます。下記の形式別の選び方ページには、適切なアイテムを選ぶ時に役立つチャートがありますので、迷ったときには参考にしてください。

※相手との関係性は、敬意と丁寧さの度合いを基準とし、最上級(取引先上層部、トップクラスの上司、お得意様)、上級(親しい取引先、取引先担当者、直属の上司、お客様)、中等度(親しい先輩、同僚、部下あるいは後輩)の3つに分かれています。

監修:一般社団法人日本プロトコール・マナー協会 理事長 船田三和子

  • 封書(便箋・封筒)の選び方

    ビジネスシーンや改まったシーンでの便箋の色は、白が原則です。また、一般的に、ビジネスシーンでの手紙、特に目上の方へは縦書きがマナーとしては正式ですが、数字表記や英語表記が多い場合は読みやすさを考慮し、横書きにしても失礼にはなりません。
  • 一筆箋の選び方

    一筆箋も縦書きの方がオフィシャルな印象となりますので、ビジネスシーンでは縦書きが一般的です。また、書類や請求書の送付、お届け商品の添え状などに使う際には、ビジネス文書や商品の説明書の形式に合わせて、横書きの方が受け取り手にとり、自然に感じ、読みやすいでしょう。
  • はがきの選び方

    はがきも縦書きの方がオフィシャルな印象となりますので、ビジネスシーンでは縦書きが一般的です。形式に則って書いたときに適切な文章量となる7行~10行程度の罫線のはがきを選びます。(無罫の場合も、10行以内に収めましょう)
  • カードの選び方

    ビジネスシーンであっても、メッセージカードはとても有効的です。例えば、結婚祝い、退職祝い、転職・栄転祝い、お得意様へのバースデーカード、品物を送る際の添え状としてなど、活用シーンは豊富にあります。ただし、あくまでもビジネスシーンに相応しいカードを選びましょう。

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